オフィスのお悩み解決事例

解決事例

業務効率が格段に良くなりました。

業務効率が格段に良くなりました。
大量の文書のスキャニングやデータ送信で、電子ファイル化が効率よくできる上に大量の紙も不要になり、省スペースも実現しました。
データ化することで検索がしやすく、書類を捜すのが非常に楽になりました。

ディティエスエフ株式会社

代表取締役 萩野伸峙  様
マニュアル事業部 M.W統括課長 小川直樹  様

NDSで複合機を導入する前は、どんな悩みがありましたか?

以前はキヤノンのカラー複合機を使っていたのですが、立ち上がりが遅いのが気になっていました。お客様とファックスで資料のやり取りをすることが多かったのですが、それが担当者のところに渡らず紛失することがありました。逆に、こちらから送ったファックスが届いているかどうかもわからず、相手に電話で確認する作業が必要で、もっと効率よく仕事ができないかなと感じていました。

あとは、月に2,3回ですが、宅配の送り状を納品先にデータとして提出する必要がありました。ピーク時は、1回当たりざっと200枚前後です。これを1枚1枚スキャニングしてデータ化するんですが、これが本当に大変な作業でして・・・。他にも毎日必ずスキャニングする書類がありましたので、わずらわしいと感じていました。

それを解決するために、何か対策を考えましたか?

複合機を変えようと思い、いろいろなメーカーの資料を見てみましたが、どれも同じように、機能はたくさん書いてあってもそれが難しくてよくわからないんです。どれもみんな良さそうに見えるし。どうしたものかと決めかねていました。

結果的にNDSで複合機を導入していただいたわけですが、理由としては何かありましたか?

営業の高木さんがいろんな提案をよく持ってきてくれるんです。スキルの面についてはとても信頼しています。あとは、提案してくれた複合機が良かったので導入を決めました。特に、スキャナー機能が付いていてそれがパソコンとスムーズに連動できるところが決め手でした。

導入されて2年になると思いますが、使い勝手はいかがですか?

仕事の効率が格段に良くなりました。当初の悩みも解決しました。

ファックスが届くと、全てデータ化されメールの添付ファイルとして指定したアドレスに送ることができるんです。そこで全データを保存して、ファックスが紛失したという場合に、過去のものまでさかのぼって掘り下げることができるんですよ。

他には、お客様から「ファックスを送ったんだけど届いてますか?」という連絡があった時には、ログを見れば届いているか届いてないかがわかるので、その時間帯のメールを見て全部チェックができるようになりました。

ファックス書類の管理が楽になったということですね。他に改善されたことはありますか?

新型複合機の導入で仕事の効率もアップ

新型複合機の導入で仕事の効率もアップ

メールの機能になりますが、複合機でスキャニングしてそのままメールに添付して送れる機能がありまして、それが非常に使い勝手がいいので文章のファイリングとしてよく利用しています。

弊社の使い方としては、スキャニングしたデータをメールの添付として自分宛に送って、それを加工して保存したりお客さんに送ったりします。ファックスではなく、メールで直接送ることもできるんですよ。

複合機にスキャニング機能とメール機能が加わることで、更に無駄がなくなったんですね。

大量の文章のスキャニングやデータ送信、ファイリングととても効率よくできます。送り状や書類のスキャニングもソーター等を使えば一枚一枚やる必要もなくなり、格段に効率が良くなりました。使い勝手は非常に良くて満足しています。

他に導入して良かった点はありますか?

大量の紙が必要なくなりました。それに、データ化すればパソコンに全部記録として残しておけるので、書類を捜すのが非常に楽になりました。ものすごく検索しやすいです。

そして、自分が検索しやすいのと、データを整理しやすいこと。紙媒体だと場所も取るし、検索も大変なんです。データ化しておけば、書類を保管するスペースも必要なくなる上に、検索も格段に楽になります。

1枚1枚スキャナーするのは本当に面倒なんです。それがボタン1つの簡単操作で、スキャナーからデータ化してパソコンに送信されるというのは大変楽ですね。

どんな形式でデータ化しますか?

いろいろ形式は選べます。弊社では使い勝手がいいのでPDFにしています。

例えば、『2月の○○機関誌の配送伝票』というタイトルを振ってデータ化します。そうしておけば、ファイリングしてメール転送できるし、のちにファイル化していきますから検索も容易です。

それを紙として残すと、膨大な量になりますね。

そう、毎月どんどんたまっていきますからそれはすごい量になります。そして、それを本当に送ったかどうかチェックする作業が必要になるので、届いていない時には、またそれを引っ張り出して見なきゃいけないんですけど、これがまた大変で。データ化していればすぐに探せますから、無駄な業務が大幅に減りました。

ありがとうございました。

複合機の詳細については、こちらをご覧下さい。

NTT関連の広報誌関連や数多くのマニュアルなどのデザイン、
編集を多く手がけ、オフィス機器のマニュアル作りを得意とされている出版社様です。

「オフィス機器マニュアルの編集から印刷ならお任せ下さい。」

ディティエスエフ株式会社
営業担当 小川直樹
TEL:052-261-1414
E-MAIL:naoki@dts-c.co.jp


お悩みから探す

業種から探す

このページの上へ移動